PROJETO DE EVENTO

EDUCAÇÃO FÍSICA ESCOLAR

ELABORAÇÃO DE PROJETO DE EVENTO

Preparar um evento é tomar todas as providências necessárias para assegurar as melhores condições à sua realização, eliminando, a priori, todos os problemas administrativos, financeiros e estruturais inerentes ao acontecimento, incluindo-se aí, as condições para que haja um ambiente salutar de higiene, conforto e segurança para o público em geral e adequado ao nível técnico dos participantes.

Um evento é uma unidade de ação que tem como finalidade converter um conjunto de recursos em resultados (objetivos), por meio de uma série de atividades ou processos integrados, normalmente é utilizado para o atendimento de um interesse, que se desenvolve:

• Com objetivos específicos;

• Numa realidade determinada;

• Mediante ações concretas;

• Por meio de uma organização definidas (institucionalizada ou não)

CARACTERIZAÇÃO DE UM PROJETO DE EVENTO

Um evento caracteriza-se por possuir:

• Objetivo próprio;

• Atividades fim: programas diferentes dos roteiros;

• Beneficiário identificável: importância para o usuário, organizador ou publico;

• Recursos limitados: receita e despesas definidas;

• Administração especifica: determinada pela complexibilidade do evento.

CICLO DE VIDA DE UM PROJETO DE EVENTO

O ciclo de vida de um projeto de evento pode ser dividido em duas partes:

1. Elaboração/preparação: compostas das fases de identificação (idéias), estudo de pré- viabilidade, da viabilidade, da decisão, ou seja, é a fase de planejamento da ação:

2. Gestão/administração: que são as fases de organização, de execução e de avaliação/ controle da ação.

FUNÇÃO DA GESTÃO DE PROJETOS

1. GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS: Encarregada por descrever pormenorizadamente as qualificações profissionais e pessoais de todos os envolvidos. Descrevem seus deveres e obrigações, estimar salários a pagar, gerenciando seus desempenhos.

2. GESTÃO TÉCNICA: Responsável pelos desempenhos técnicos e específicos de cada área de apoio.

3. GESTÃO DE RECURSOS FÍSICOS: responsável pela preparação e gestão dos locais de competições; dos materiais e equipamentos necessários para o evento e também pela gestão dos recursos financeiros.

PRINCIPAIS PROBLEMAS NA ELABORAÇÃO DE UM PROJETO DE EVENTO ESPORTIVO.

Para que os projetos de eventos desportivos ocorram bem, podemos considerar alguns problemas e tentar evitá-los.

No sentido de orientá-los, selecionamos, através de bibliografias e de nossa experiência pessoal, alguns problemas de outros projetos de eventos anteriormente realizados:

• Objetivos insuficientes, mal formulados ou omissos;

• Coordenador mal escolhido;

• Falha na elaboração de relatórios de tudo o que foi decidido na fase de planejamento. Controle falho;

• Deixar para ultima hora e não cumprir com prazos e horários;

• Estruturas organizacionais grandes e complexas ou pequenas demais;

• Problemas entre elementos da direção geral, coordenador de área e equipe de apoio.

• Infra-estrutura inadequada;

• Certos problemas não devem ser tolerados.

CARACTERÍSTICAS DE UM PROJETO DE EVENTO BEM SUCEDIDO

Embora muitos eventos sejam diferentes em termos de políticas, programas e conteúdos todos necessitam de uma seqüência no seu planejamento e do estabelecimento de uma estrutura organizacional para a sua execução. Não existe nenhuma fórmula especial para planejamento de projetos/eventos desportivos, entretanto, existem formas mais objetivas, melhor planejadas, mais rentáveis e melhor controladas. Qualquer método vai depender sempre da natureza do projeto/evento e das circunstancias em que ocorre.

Alguns projetos de eventos bem sucedidos tiveram as seguintes características:

1. Objetivos claros e combinados, de modo que todos estejam comprometidos;

2. Estrutura de apoio para realizar tarefas especifica, embora trabalhassem como um todo.

3. Coordenador com competência, autoridade e responsabilidade;

4. Motivação suficiente entre todos os elementos da estrutura organizacional, para que um possa socorrer o outro nas situações mais complicadas;

5. Linhas de comunicação eficientes;

6. Não existiu duplicação de esforços, ou seja, varias pessoas fazendo o mesmo trabalho. Não pode haver perda de tempo;

7. Apresentação e credibilidade profissional de todos os elementos envolvidos no projeto/evento. Pessoas vestidas adequadamente, com conhecimento técnico e profissional da sua função, responsabilidade no cumprimento de horários são alguns itens que colaboraram para o êxito dos acontecimentos;

8. Os recursos disponíveis previstos foram compatíveis com as despesas previstas;

9. A escolha das atividades, dos períodos e das datas que foram realizadas conforme os objetivos, a natureza do evento e o interesse do público;

10. Materiais e equipamentos de boa qualidade;

11. Divulgação adequada.

TAREFAS A SEREM CUMPRIDAS NA PREPARAÇÃO DE UM PROJETO DE EVENTO

• ESCOLHA AS PESSOAS PELA A CAPACIDADE E NÃO PELA AMIZADE;

• FORME UM GRUPO DE TRABALHO PARA ELABORAR O PROJETO;

• DISTRIBUA TAREFAS DENTRO DO GRUPO;

• ESTABELEÇA PASSOS PARA AS TAREFAS;

• ESTABELEÇA O PLANO HIERÁRQUICO, A COORDENAÇÃO GERAL E ESPECÍFICA DE CADA ATIVIDADE DO EVENTO;

• ELIMINE AS DIFICULDADES ENTRE AS PESSOAS DO GRUPO DE TRABALHO;

• PREVEJA SEGURAMENTE O ORÇAMENTO (RECEITA E GASTOS);

• ESTABELEÇA REGULAMENTO GERAL DO EVENTO;

• IMPRIMA E DISTRIBUA O REGULAMENTO GERAL;

• ESCOLHA OS CONVIDADOS DE HONRA E ENVIE CONVITE OS CONVITES;

• ESTABELEÇA LUGARES RESERVADOS AOS CONVIDADOS DE HONRA;

• PROVIDENCIE UMA EQUIPE DE RECPÇÃO PARA AS AUTORIDADES E DESIGNE OS LUGARES;

• SOLICITE SEGURANÇA (POLICIAMENTO NOS LOCAIS DE COMPETIÇÃO);

• APÓS A CONFIRMAÇÃO DOS PARTICIPANTES PROVIDENCIE UMA RELAÇÃO COM O NOME E ENDEREÇO DOS MESMOS;

• PREPARE O LOCAL DE COMPETIÇÃO- VERIFIQUE OS MATERIAIS E EQUIPAMENTOS;

• VERIFIQUE A SEGURANÇA DOS ATLETAS, DIRIGENTES E PÚBLICOS EM GERAL NOLOCAL DA COMPETIÇÃO;

• INSTALE E TESTE O SISTEMA DE SOM ANTECIPADAMENTE, SE POSSIVEL INSTALE O SOM 24 HORAS ANTES;

• VERIFIQUE AS BANDEIRAS, OS MASTROS DAS BANDEIRAS (ROLDANAS E CORDAS) E OS HINOS QUE SERÃO SERÁ EXECULTADOS;

• PROVIDENCIES MEDALHAS E TROFÉUS;

• ORGANIZE O CONGRESSO TÉCNICO;

• PROVIDENCIE O REGISTRO DE TUDO O QUE FOI DISCUTIDO EM REUNIÕES.

PRINCIPAIS ELEMENTOS DO PROJETO DE AÇÃO

ESCOLHA DO TEMA:

O assunto é a primeira etapa de elaboração de um projeto de ação. O assunto pode ser escolhido pelo interessado, no qual tenha maior interesse, principalmente que atenda o fim social.

ESPECIFICAÇÃO DOS OBJETIVOS:

Os objetivos de um projeto indicam o que pretendemos e o que procuramos oferecer para uma comunidade especifica ou de caráter público.

A especificação clara dos objetos permite definir a natureza do projeto a ser executado.

A indicação dos objetivos pode ser formulada em dois níveis:

• Objetivo Geral

• Objetivos Específicos

Os verbos usuais (infinitivo) na formulação dos objetivos: analisar, avaliar, apresentar, construir, criar, comparar, descrever, esclarecer, identificar, investigar, produzir, selecionar, relacionar.

JUSTIFICATIVA:

A justificativa de um projeto é a defesa de sua exeqüibilidade, expõe de forma convincente a relevância de sua propositura. Através dela o proponente irá demonstrar o porquê de estar postulando o assunto de intervenção.

Recomenda-se que as informações sejam claras e objetivas, que as informações se completem e dêem unidade ao texto que se está apresentando.

A justificativa se faz importante à medida que mostra as razoes da preferência pelo assunto escolhido e a sua importância face às questões sociais.

A elaboração de uma justificativa não é tarefa tão fácil, como se imagina, faz necessário que o proponente tenha conhecimento preliminar acerca do assunto que norteia o objetivo proposto, para demonstrar a relevância do projeto que se pretende executar. Neste sentido, é importante responder as seguintes indagações.

1. Qual a importância do assunto escolhido?

2. Qual a relevância para as pessoas envolvidas?

3. Sua contribuição social?

Tudo isso é primordial para que seu projeto consiga respeitabilidade.

Para Bagno (2001, p.29), a justificativa é a defesa do seu projeto. Nela você apresenta argumentos que convençam as pessoas de aquele trabalho é digno de interesse e financiamento.

POPULAÇÃO ALVO

Para melhor enquadramento do projeto, faz necessário definir antecipadamente as populações (especificas ou comunitárias) que se destina sua proposta de intervenção.

PROGRAMAÇÃO PROVÁVEL

Aqui deverá ser inserida a provável programação do evento, caso necessário.

ORÇAMENTO E FONTE FINANCIADORA

No projeto o orçamento dimensiona os gastos do projeto para que os responsáveis tenham objetividade no quanto vai ser necessários para que a ação se realize. Trata-se de uma racionalização dos recursos perante o evento, podendo estabelecer os parâmetros para possível financiamento.

Nesse sentido, o orçamento é composto por:

Gastos de Materiais- Consiste em estabelecer quais os valores monetários relativos aos materiais a serem utilizados, o importante é que esses materiais sejam quantificados e colocados valores monetários referentes aos seus custos.

Gastos pessoais- Diz respeito aos valores monetários a serem gastos pelos indivíduos que serão necessários no evento.

CRONOGRAMA

AVALIAÇÃO